Job offer или как сделать предложение кандидату?

Job offer или Как сделать предложение кандидату?

Эта статья будет полезна в первую очередь работодателям, но и соискатели найдут в ней интересную для себя информацию.

Как правильно сделать кандидату предложение о трудоустройстве, чтобы впоследствии между администрацией и специалистом не возникало спорных вопросов о его трудовом распорядке и функциональных обязанностях, заработной плате и мотивационной системе, компенсационном пакете?

Давайте для начала разберемся с теми базовыми документами и процессами, без которых невозможно трудоустройство. Таких моментов, безусловно достаточно много – это и штатное расписание, и утвержденный график рабочего времени и другие документы кадрового делопроизводства. Необходимость наличия таких документов очевидна любому руководителю, так как предполагается законодательством о труде. Мы же в этой статье остановимся на следующих, не для всех очевидных моментах:

1. В компании должны быть созданы должностные инструкции для каждой позиции, существующей в штатном расписании. Эта задача обычно ложится на плечи руководителей подразделений и HR-менеджера компании или внешнего HR-партнёра. Что такое должностная инструкция, каковы принципы ее подготовки и как она выглядит можно узнать здесь.
2. В компании должна существовать утвержденная система оплаты труда, основанная на штатном расписании и включающая все нюансы материального вознаграждения сотрудников. В том числе порядок их премирования (бонусная система) и систему ранжирования по грейдам, если таковая имеется. Разрабатывается такая система совместно HR- службой, руководителями департаментов и финансовой службой. А если бизнес небольшой, то зачастую директором или его ближайшим окружением. Следует учитывать, что для сотрудников разных направлений компании (отдел продаж и производство) принципы начисления зарплат и премирования существенно отличаются.
3. В компании должен быть создан алгоритм адаптации сотрудников – с первого рабочего дня и до конца определенного для каждой должности адаптационного периода, длительность которого напрямую зависит от количества и сложности рабочих процессов на данной позиции. Алгоритм должен содержать пошаговую инструкцию для менеджера (непосредственного руководителя или HR), ответственного за адаптацию нового сотрудника. С детализацией по времени: кто и что должен рассказать, показать, чему обучить – с какими людьми, документами и процессами ознакомить, какие тесты пройти.

Если эти 3 пункта у вас разработаны, это уже очень неплохо. Теперь мы подошли к главному – Job Offer.

Практика международных компаний показывает, что наиболее эффективным является приглашение кандидата на работу посредством подписания документа, который на Западе называется Job Offer, а у нас его можно перевести как Предложение о работе.

Что такое Job Offer и для чего он нужен?

Это документ информационного характера, фиксирующий устные договоренности, достигнутые работодателем и соискателем в процессе согласования условий трудоустройства. Его подписание работодателем позволяет соискателю обрести уверенность в том, что обсуждаемое вакантное рабочее место закрепляется за ним на оговоренный период, необходимый например для цивилизованного разрыва отношений с предыдущим работодателем. Работодателю, в свою очередь, Предложение о работе подписанное кандидатом, позволяет считать процесс рекрутинга завершенным и начать подготовку к его трудоустройству в оговоренные сроки.

Как правило документ подписывается в двух экземплярах – для каждой из сторон. Экземпляр работодателя после трудоустройства будет хранится в личном деле работника.

Какие разделы в нём должны быть?

Структура Job Offer довольно проста:

1. Название документа – Job Offer или Предложение о работе.
2. Название компании работодателя.
3. Название позиции, на которую предлагают трудоустроиться соискателю. Указывается так, как это будет записано в контракте или трудовой книжке.
4. Основные должностные обязанности. Подчеркиваем – основные, так как весь перечень обязанностей будет описан в должностной инструкции.
5. Дата выхода на работу и срок, на который нанимается сотрудник (если подписывается срочный контракт).
6. Длительность испытательного срока, если таковой предусмотрен. Критерии прохождения испытательного срока. Напоминаем, что Законодательство не предусматривает испытательного срока для должностей, на которые персонал нанимается по конкурсу.
7. Условия труда:
   1. Место работы
   2. Рабочее время и перерывы
   3. Порядок подчинения
   4. Условия трудоустройства – контракт (трудовой договор или договор ГПХ), штат компании и т. д.
   5. Оплата труда и бонусная система
      • на испытательном сроке (если таковой есть и существует разница в оплате)
      • после испытательного срока
   6. Другие виды компенсаций (медицинское страхование, питание, оплата аренды жилья, транспортных расходов)
   7. Служебный транспорт и условия его эксплуатации
   8. Материально техническое обеспечение и связь
   9. Командировки и их компенсация
8. Срок, в течение которого действительно предложение – это важный пункт, так как Job Offer может быть сделан дистанционно, по электронной почте, особенно в случае работы сотрудников в регионах или удалённо. Обычно на принятие решения даётся от нескольких дней до недели.
9. Подпись руководителя, который нанимает сотрудника – это может быть непосредственный руководитель подразделения, в котором будет работать сотрудник или директор предприятия в небольшом бизнесе.
10. ФИО и подпись кандидата с  датой.

Что даёт Job Offer работодателю?

Так как Job Offer это письменная фиксация договорённостей между будущим сотрудником и компанией, работодатель получает подтверждение понимания кандидатом самых важных моментов предстоящего трудоустройства:

• должностных обязанностей
• условий работы
• трудового распорядка
• системы оплаты труда и премий

В дальнейшем, при возможном возникновении спорных вопросов по всем перечисленным пунктам, можно всегда обратиться к этому документу.

Что даёт Job Offer соискателю?

Документ, который предлагается на подпись работодателем, соискателю следует внимательно прочесть и проверить на соответствие указанных в нем условий тому, о чем были достигнуты устные договоренности. Особенно стоит обратить внимание на пункты оплаты труда, мотивационной системы и должностных обязанностей.

Для должностных обязанностей, как мы уже писали, существует ещё один документ, где они написаны максимально подробно – “Должностная инструкция”, которую сотрудник как правило подписывает несколько позже, в процессе кадрового оформления трудоустройства.

Чем же важен Job Offer для соискателя?

Job Offer фиксирует как обязательства сотрудника, так и обязательства работодателя перед ним, в том числе функциональные обязанности, условия работы, параметры испытательного срока, системы оплаты труда и мотивации, компенсационного пакета.

В случае возникновения в трудовом процессе спорных ситуаций между работником и администрацией, данный документ может служить базисом для аргументации свой позиции.

Следует подчеркнуть, что хотя Job Offer и не является юридическим документом, он всё-же может являться косвенным доказательством правоты одной из сторон в случае выхода спора за пределы предприятия и перенесения его в судебные инстанции.

В случае же подписания документа обеими сторонами и последующим отказом одной из них от заключения трудового соглашения, в более выгодном положении оказывается соискатель – принудить его к трудоустройству невозможно, однако отказ предприятия в трудоустройстве специалиста, получившего Job Offer, может быть оспорен в судебном порядке.

Таким образом Job Offer – не просто дань моде, его действительно выгодно подписывать обеим сторонам процесса найма.

Шаблон Job Offer можно скачать здесь

P. S. У работодателей может возникнуть вопрос: “Как поступить в случае возникновения необходимости внесения изменений в существующие договоренности об условиях труда сотрудника или его оплаты, других существенных моментах Job Offer?”

Если сложилась такая ситуация, предполагаемые изменения следует обсудить с заинтересованным сотрудником и оформить эти изменения в виде приказа по компании, с которым он должен быть ознакомлен. Безусловно, любые изменения должны соответствовать действующему трудовому законодательству, о тонкостях которого Вы сможете прочесть в наших следующих публикациях. В случае необходимости Вы сможете обратиться к нам за консультацией, заполнив заявку.