Job offer или Как сделать предложение кандидату?
Эта статья будет полезна в первую очередь работодателям, но и соискатели найдут в ней интересную для себя информацию.
Как правильно сделать кандидату предложение о трудоустройстве, чтобы впоследствии между администрацией и специалистом не возникало спорных вопросов о его трудовом распорядке и функциональных обязанностях, заработной плате и мотивационной системе, компенсационном пакете?
Давайте для начала разберемся с теми базовыми документами и процессами, без которых невозможно трудоустройство. Таких моментов, безусловно достаточно много – это и штатное расписание, и утвержденный график рабочего времени и другие документы кадрового делопроизводства. Необходимость наличия таких документов очевидна любому руководителю, так как предполагается законодательством о труде. Мы же в этой статье остановимся на следующих, не для всех очевидных моментах:
- В компании должны быть созданы должностные инструкции для каждой позиции, существующей в штатном расписании. Эта задача обычно ложится на плечи руководителей подразделений и HR-менеджера компании или внешнего HR-партнёра. Что такое должностная инструкция, каковы принципы ее подготовки и как она выглядит можно узнать здесь.
- В компании должна существовать утвержденная система оплаты труда, основанная на штатном расписании и включающая все нюансы материального вознаграждения сотрудников. В том числе порядок их премирования (бонусная система) и систему ранжирования по грейдам, если таковая имеется. Разрабатывается такая система совместно HR- службой, руководителями департаментов и финансовой службой. А если бизнес небольшой, то зачастую директором или его ближайшим окружением. Следует учитывать, что для сотрудников разных направлений компании (отдел продаж и производство) принципы начисления зарплат и премирования существенно отличаются.
- В компании должен быть создан алгоритм адаптации сотрудников – с первого рабочего дня и до конца определенного для каждой должности адаптационного периода, длительность которого напрямую зависит от количества и сложности рабочих процессов на данной позиции. Алгоритм должен содержать пошаговую инструкцию для менеджера (непосредственного руководителя или HR), ответственного за адаптацию нового сотрудника. С детализацией по времени: кто и что должен рассказать, показать, чему обучить – с какими людьми, документами и процессами ознакомить, какие тесты пройти.
Если эти 3 пункта у вас разработаны, это уже очень неплохо. Теперь мы подошли к главному – Job Offer.
Практика международных компаний показывает, что наиболее эффективным является приглашение кандидата на работу посредством подписания документа, который на Западе называется Job Offer, а у нас его можно перевести как Предложение о работе.
Что такое Job Offer и для чего он нужен?
Это документ информационного характера, фиксирующий устные договоренности, достигнутые работодателем и соискателем в процессе согласования условий трудоустройства. Его подписание работодателем позволяет соискателю обрести уверенность в том, что обсуждаемое вакантное рабочее место закрепляется за ним на оговоренный период, необходимый например для цивилизованного разрыва отношений с предыдущим работодателем. Работодателю, в свою очередь, Предложение о работе подписанное кандидатом, позволяет считать процесс рекрутинга завершенным и начать подготовку к его трудоустройству в оговоренные сроки.
Как правило документ подписывается в двух экземплярах – для каждой из сторон. Экземпляр работодателя после трудоустройства будет хранится в личном деле работника.
Какие разделы в нём должны быть?
Структура Job Offer довольно проста:
- Название документа – Job Offer или Предложение о работе.
- Название компании работодателя.
- Название позиции, на которую предлагают трудоустроиться соискателю. Указывается так, как это будет записано в контракте или трудовой книжке.
- Основные должностные обязанности. Подчеркиваем – основные, так как весь перечень обязанностей будет описан в должностной инструкции.
- Дата выхода на работу и срок, на который нанимается сотрудник (если подписывается срочный контракт).
- Длительность испытательного срока, если таковой предусмотрен. Критерии прохождения испытательного срока. Напоминаем, что Законодательство не предусматривает испытательного срока для должностей, на которые персонал нанимается по конкурсу.
- Условия труда:
- Место работы
- Рабочее время и перерывы
- Порядок подчинения
- Условия трудоустройства – контракт (трудовой договор или договор ГПХ), штат компании и т. д.
- Оплата труда и бонусная система
- на испытательном сроке (если таковой есть и существует разница в оплате)
- после испытательного срока
- Другие виды компенсаций (медицинское страхование, питание, оплата аренды жилья, транспортных расходов)
- Служебный транспорт и условия его эксплуатации
- Материально техническое обеспечение и связь
- Командировки и их компенсация
- Срок, в течение которого действительно предложение – это важный пункт, так как Job Offer может быть сделан дистанционно, по электронной почте, особенно в случае работы сотрудников в регионах или удалённо. Обычно на принятие решения даётся от нескольких дней до недели.
- Подпись руководителя, который нанимает сотрудника – это может быть непосредственный руководитель подразделения, в котором будет работать сотрудник или директор предприятия в небольшом бизнесе.
- ФИО и подпись кандидата с датой.
Что даёт Job Offer работодателю?
Так как Job Offer это письменная фиксация договорённостей между будущим сотрудником и компанией, работодатель получает подтверждение понимания кандидатом самых важных моментов предстоящего трудоустройства:
- должностных обязанностей
- условий работы
- трудового распорядка
- системы оплаты труда и премий
В дальнейшем, при возможном возникновении спорных вопросов по всем перечисленным пунктам, можно всегда обратиться к этому документу.
Что даёт Job Offer соискателю?
Документ, который предлагается на подпись работодателем, соискателю следует внимательно прочесть и проверить на соответствие указанных в нем условий тому, о чем были достигнуты устные договоренности. Особенно стоит обратить внимание на пункты оплаты труда, мотивационной системы и должностных обязанностей.
Для должностных обязанностей, как мы уже писали, существует ещё один документ, где они написаны максимально подробно – “Должностная инструкция”, которую сотрудник как правило подписывает несколько позже, в процессе кадрового оформления трудоустройства.
Чем же важен Job Offer для соискателя?
Job Offer фиксирует как обязательства сотрудника, так и обязательства работодателя перед ним, в том числе функциональные обязанности, условия работы, параметры испытательного срока, системы оплаты труда и мотивации, компенсационного пакета.
В случае возникновения в трудовом процессе спорных ситуаций между работником и администрацией, данный документ может служить базисом для аргументации свой позиции.
Следует подчеркнуть, что хотя Job Offer и не является юридическим документом, он всё-же может являться косвенным доказательством правоты одной из сторон в случае выхода спора за пределы предприятия и перенесения его в судебные инстанции.
В случае же подписания документа обеими сторонами и последующим отказом одной из них от заключения трудового соглашения, в более выгодном положении оказывается соискатель – принудить его к трудоустройству невозможно, однако отказ предприятия в трудоустройстве специалиста, получившего Job Offer, может быть оспорен в судебном порядке.
Таким образом Job Offer – не просто дань моде, его действительно выгодно подписывать обеим сторонам процесса найма.
Шаблон Job Offer можно скачать здесь
P. S. У работодателей может возникнуть вопрос: “Как поступить в случае возникновения необходимости внесения изменений в существующие договоренности об условиях труда сотрудника или его оплаты, других существенных моментах Job Offer?”
Если сложилась такая ситуация, предполагаемые изменения следует обсудить с заинтересованным сотрудником и оформить эти изменения в виде приказа по компании, с которым он должен быть ознакомлен. Безусловно, любые изменения должны соответствовать действующему трудовому законодательству, о тонкостях которого Вы сможете прочесть в наших следующих публикациях. В случае необходимости Вы сможете обратиться к нам за консультацией, заполнив заявку.
